Factura proforma o factura comercial: para qué sirve cada una y cuál usa la aduana

La factura proforma es la oferta del proveedor, escrita antes de que exista un embarque: este precio, esta cantidad, estas condiciones. La factura comercial registra la venta que sí ocurrió, y es el documento con el que corre su despacho. La CBP (Aduanas y Protección Fronteriza de EE. UU.) exige una factura comercial por cada embarque de mercancía (19 CFR 141.83), presentada al momento de presentar el resumen de entrada (entry summary) (19 CFR 141.81).

Por qué importa: usted transfiere un anticipo contra el primer documento y declara un valor con el segundo. Si la cantidad o el precio se movieron en medio, la diferencia termina en un pago de más al proveedor, en un valor que hay que corregir, o en las dos cosas.

Qué hace cada documento

	Factura proforma	Factura comercial
Se emite	Antes de producir, cuando se acuerda la cotización	Cuando la mercancía se embarca
Dice	Qué venderá el proveedor, a qué precio y en qué condiciones	Qué vendió el proveedor y qué se le debe
Define	El anticipo, la aprobación interna, la estimación de costo	Valor en aduana, arancel, saldo final
¿Sigue cambiando?	Hasta que se confirma la orden, y a veces después	Solo con una factura corregida o una nota de crédito
En el despacho	Solo en los casos que la norma enumera	Sí, es el documento de la entrada

Las dos se ven casi iguales, porque la mayoría de los proveedores las emite de la misma plantilla con una palabra cambiada. La diferencia es el tiempo verbal. Una es una promesa y la otra es un registro, y solo el registro se puede cotejar contra un contenedor.

Si usted paga con carta de crédito, la proforma tiene una tarea más: sus condiciones son las que se plasman en el crédito. Después el banco paga contra documentos, y la guía de la ICC recomienda limitarlos a una factura y un documento de transporte. Lo que la proforma haya metido en el crédito, la factura comercial tiene que repetirlo.

Por qué "pro forma" significa algo más estrecho para la CBP

En la práctica comercial, la proforma es el documento del vendedor. En el reglamento aduanal de EE. UU. es del importador. Cuando no hay factura comercial disponible, quien presenta puede entregar una factura pro forma o sustituta con información suficiente para examinar la mercancía y determinar los aranceles (19 CFR 141.83).

El formato de 19 CFR 141.85 es una declaración del importador, no del vendedor. Empieza por donde importa: quien la firma hace constar que no tiene en su poder una factura comercial del vendedor ni del embarcador, y pide que se acepte su propia declaración del valor o del precio pagado. El formato también le exige marcar de dónde sale ese valor (el precio pagado, el aviso del exportador, embarques anteriores, su conocimiento del mercado de exportación o del de EE. UU., la indicación de la propia CBP), señalar qué cargos están incluidos en el precio y comprometerse a presentar de inmediato cualquier otra factura que llegue después.

Los embarques que pueden entrar así están enumerados: mercancía que no se destina a la venta en su condición importada, retornos después de reparación, embarques consignados a agencias del gobierno de EE. UU., entradas de avalúo, importaciones temporales bajo fianza, equipo y provisiones de buque, y unos pocos más. Una compra normal a un proveedor normal no está en esa lista. Así que cuando alguien de su equipo diga que el agente puede usar la proforma, averigüe a cuál de los dos significados se refiere, y confirme con su agente aduanal qué documento espera y para cuándo.

Qué debe contener la factura comercial

19 CFR 141.86 fija los campos. Los que provocan discusiones en las rutas latinoamericanas:

Cargos desglosados por nombre e importe, incluidos flete, seguro y comisión. Un solo total CIF sin desglose no es lo que pide la norma, y además no sirve para calcular costo de importación.
El precio de compra de cada artículo en la moneda de la compra, y cuál es esa moneda.
Las cantidades en los pesos y medidas del país de embarque, que es la razón por la que una factura de Barranquilla viene en kilos mientras su bodega cuenta en libras.
Reembolsos, drawbacks y subsidios, desglosados aparte, junto con cada descuento sobre el precio de lista o de base.
El país de origen, que no es el mismo campo que el país desde el que salió la mercancía.
Los bienes o servicios que usted aportó para la producción: moldes, herramentales, troqueles, ingeniería. Son los assists (aportaciones del comprador) que más se olvidan, y sí forman parte del valor en aduana.
Inglés, o una traducción exacta al inglés adjunta.
El nombre de un empleado responsable del exportador que conozca la operación, para que haya a quién preguntarle.

Cuál es el número que la aduana realmente valora

La mercancía importada se valora primero por valor de transacción: el precio realmente pagado o por pagar cuando se vende para exportación a Estados Unidos, más las adiciones que fija la ley (19 USC 1401a). Ese precio es el pago total que el comprador hace al vendedor o en su beneficio, de forma directa o indirecta, sin el flete y el seguro internacionales.

De ahí salen dos consecuencias para este par de documentos.

El anticipo es parte del precio. El precio realmente pagado o por pagar se toma sin importar cómo se llegó a él (19 CFR 152.103), así que una transferencia del 30% en marzo y otra del 70% en mayo son un solo precio, no dos. Si la factura comercial solo muestra el saldo al embarcar, el valor de su declaración queda corto por el monto del anticipo. La entrada se hace con su declaración, y el importador de registro está obligado a presentarla con cuidado razonable (19 USC 1484).

El total de la factura es el punto de partida, no la respuesta. Al precio se suman el empaque, las comisiones de venta, los assists, las regalías o licencias y cualquier producto de reventa que regrese al vendedor. Su agente aduanal prepara la entrada con los documentos que usted le entrega, y solo se enterará del herramental que pagó por transferencia aparte si se lo menciona. Cómo presentar sus facturas y sus pagos es una pregunta para su agente aduanal, antes de la primera entrada y no después de la quinta.

Conciliar el anticipo con la factura final

Cifras ilustrativas. Un proveedor confirma 1,200 unidades a $18.40 y cobra 30% de anticipo. La producción sale corta y se embarcan 1,160 unidades.

Paso	Documento	Monto
Orden confirmada	Proforma, 1,200 unidades a $18.40	$22,080
Anticipo transferido, 30% de la proforma	Pago	$6,624
Embarque facturado	Factura comercial, 1,160 unidades a $18.40	$21,344
Saldo realmente debido	Factura comercial menos anticipo	$14,720
Saldo si cuentas por pagar envía "el otro 70%"	Proforma al 70%	$15,456
Pagado de más		$736

Nada en el papeleo señala esos $736 — las dos cifras salen de un documento real. Lo que lo detecta es conciliar tres documentos antes de que salga el saldo: proforma, factura comercial y conteo de recepción, pagando lo que dice la factura y no el porcentaje.

El conteo de recepción rinde dos veces. Fija el saldo aquí y fija el divisor de la Fórmula de Costo de Importación en 7 líneas, donde esas 40 unidades repartirían el flete y el arancel del contenedor entre inventario que nunca llegó.

Cuando la cantidad o el precio cambian entre una y otra

Qué cambió	El saldo por pagar	El despacho
Se embarcaron menos unidades de las ordenadas	Pague la factura comercial; la diferencia del anticipo queda como crédito o como embarque complementario	Declare lo que se embarcó
Precio renegociado antes del zarpe	Pida una proforma corregida y verifique que la factura comercial la repita	El valor de transacción toma el precio acordado, sin importar cómo se llegó a él
El proveedor da un descuento después del arribo	Registre la nota de crédito contra el proveedor	Una reducción de precio posterior a la importación no se considera para el valor en aduana
Faltan bultos al arribo	Retenga el saldo hasta resolver el faltante	Puede proceder una rebaja de aranceles por bultos perdidos o faltantes
El valor declarado resultó equivocado	Ajuste el saldo para que coincida	El camino es una corrección posterior del resumen de entrada

La tercera fila siempre sorprende a contabilidad. Una nota de crédito que llega en julio por mercancía que se despachó en mayo baja lo que usted le debe al proveedor y no toca el arancel que ya pagó: un reembolso u otra reducción del precio acordada entre comprador y vendedor después de la fecha de importación no se considera (19 CFR 152.103). Renegocie antes del zarpe y mueve las dos cifras. Renegocie después y mueve una.

La cuarta fila tiene su propio trámite. Cuando hay bultos perdidos o faltantes, puede concederse una rebaja en la determinación de aranceles si se acredita, antes de que la liquidación quede en firme, que la mercancía nunca fue liberada, mediante reclamación en el formulario 5931 de la CBP (19 CFR 158.3). Un embarque que salió corto desde origen es otro caso, y ese se resuelve en la declaración y no en una reclamación por faltante.

Y cuando lo equivocado fue el valor declarado, la Post Summary Correction (PSC, la corrección electrónica de un resumen de entrada ya aceptado) se puede presentar dentro de los 300 días siguientes a la fecha de entrada o hasta 15 días antes de la liquidación programada, lo que ocurra primero. Cuál de estos caminos corresponde a cada diferencia lo define su agente aduanal, y el plazo no se alarga.

En la práctica

Pague la factura, no el porcentaje. Antes de que salga la transferencia del saldo, ponga la factura comercial junto a la proforma y al conteo de recepción, y envíe lo que dice la factura menos lo que ya mandó.

Pida la factura comercial cuando se reserva el embarque y no cuando llega. De todos modos tiene que presentarse con el resumen de entrada, y leerla con una semana de anticipación es el momento más barato para descubrir que la cantidad cambió.

Guarde los dos documentos con el contenedor y no en una cadena de correos. Cuando un proveedor discute un saldo ocho semanas después, la discusión es sobre qué versión de qué documento se acordó, y se gana rápido solo si usted tiene las dos, con fecha y en un mismo lugar. Un software que guarda las facturas proforma y finales del proveedor junto al contenedor, como Clasto, convierte eso en una pantalla en vez de tres búsquedas. Lo que pesa es el hábito: la proforma pone el dinero en movimiento, y la factura comercial es la única de las dos que alguien más va a revisar.

Paso a paso

Cómo conciliar el anticipo al proveedor con la factura comercial final

Archive la proforma con el contenedor cuando la apruebe. Registre cantidad confirmada, precio unitario, Incoterm y porcentaje de anticipo tal como estaban cuando liberó el pago.
Pida la factura comercial al momento de la reserva. De todos modos debe presentarse con el resumen de entrada, y una semana de anticipación es lo que le permite detectar un cambio de cantidad antes de pagar.
Compare las dos línea por línea. Revise cantidad, precio unitario, moneda, Incoterm y cargos desglosados. Anote cada diferencia en lugar de compensarlas entre sí.
Cuente la recepción y concilie tres documentos. Ponga el conteo de recepción junto a la factura y a la proforma. Un faltante al arribo es un caso distinto de un embarque corto desde origen.
Pague la factura menos el anticipo, no un porcentaje. El saldo es el total de la factura comercial menos lo que ya envió. Pagar el porcentaje restante de la proforma le paga de más al proveedor cada vez que cambia la cantidad o el precio.
Deje la diferencia resuelta por escrito antes de cerrar el expediente. Consiga una nota de crédito, un embarque complementario o una factura corregida. Defina si el despacho también hay que corregirlo y confírmelo con su agente aduanal.

Preguntas frecuentes

¿Mi agente aduanal puede despachar el embarque con la proforma?

Solo para los casos que la norma enumera, como mercancía que no se va a vender en su condición importada, retornos por reparación o importaciones temporales bajo fianza. Una compra normal a un proveedor normal necesita la factura comercial.

¿La factura proforma obliga a algo?

Es una oferta. Lo que obliga a las partes es el acuerdo de compra del que forma parte, no la hoja en sí, y por eso los proveedores reemiten proformas sin problema hasta que la orden queda confirmada.

¿De qué factura sale el valor en aduana?

De la comercial, como prueba del precio realmente pagado o por pagar. El valor declarado puede ser mayor que el total de la factura, porque se suman empaque, comisiones de venta, assists y regalías.

¿Qué hago si la factura comercial solo muestra el saldo después de mi anticipo?

El valor en aduana es el precio completo, anticipo incluido. Una factura que solo muestra el saldo deja su declaración corta, así que pida al proveedor que facture el monto total y registre el anticipo como pago a cuenta.

El proveedor me dio un descuento después de que llegó el contenedor. ¿Me devuelven arancel?

No. Una reducción de precio posterior a la fecha de importación no se considera para el valor en aduana, así que el arancel queda como se pagó aunque baje lo que usted le debe al proveedor. Registre la nota de crédito y no toque el despacho.